Total 148 admin executive job vacancies in Jl. Perusahaan No. 35 Rt/rw 03/04 Banjararum, Singosari, Malang, Jawa Timur

Kriteria

- Usia Maksimal 35 Tahun

- Minimal Lulusan D.III

- Dapat Mengoprasikan Komputer

- Memiliki Ketelitian 

- Berpengalaman minimal 1 Tahun dibidang yang sama

1. Job Desk :

- Membuat Penyelesaian Biaya Operasional Keagenan

- Monitoring Biaya

- Menyusun Lampiran Biaya

AYANA Hospitality is looking for an accomplished Executive Assistant Manager to join our prestigious AYANA Komodo resort. In this pivotal role, you will assist the General Manager in the efficient management of hotel operations, ensuring a seamless guest experience and maintaining high standards across all departments. The ideal candidate will bring a wealth of experience in the hospitality industry, coupled with exceptional leadership skills and a passion for guest service.

Responsibilities

• Support the General Manager in overseeing daily operations of AYANA Komodo
• Enhance guest satisfaction by ensuring all departments are aligned with hotel standards and guest expectations
• Monitor staff performance and conduct training sessions to promote professional development
• Implement operational strategies and policies to achieve business goals
• Assist in financial planning, budgeting, and resource management
• Conduct regular quality inspections throughout the premises
• Resolve guest concerns and inquiries promptly and effectively
• Participate in strategic decision-making and contribute to the hotel’s marketing initiatives

• At least 5 years of management experience in the hospitality industry
• Strong leadership and team management abilities
• Exceptional communication and customer service skills
• Proficient in hotel management systems and Microsoft Office Suite
• Ability to remain calm and composed in high-pressure situations
• Fluency in English; knowledge of additional languages is advantageous
• Bachelor's degree in Hospitality Management or a related field preferred
• Demonstrated problem-solving skills and a strong guest-oriented attitude

• Positive Working
• Great Environment
• Supportive Team Work

Menjalin komunikasi dengan customer

Menerima orderan barang dari customer

Melakukan administrasi barang masuk dan barang keluar

Melakukan penagihan kepada customer

Melakukan tugas-tugas yang diperintahkan atasan

Kualifikasi:

- Laki-laki/Perempuan

- Ijazah minimal sma/k sederajat

- usia 18-45 tahun

- memiliki pengalaman Sales Canvasser/Door-to-Door

- memiliki kendaraan pribadi+sim c

- memiliki HP android

- Bersedia mengikuti training online dan offline

Benefit:

- Gaji pokok

- Insentif

1. Mengecek kualitas dan jumlah minyak dalam tangki CPO
2. Mengontrol tingkat termperatur air pada Cooling Tower pada setiap shift
3. Mengontrol dan monitor pompa pengubah suhu pada saat jam kerja
4. Menjalankan kontrol ACL Vacuum sistem bekerja dengan baik
5. Pelaporan mengenai kondisi tangki dan lain-lain pada atasan
6. Perkerjaan lain yang dibutuhkan

Tanggung Jawab:

• Membuat pembukuan keuangan perusahaan.
• Melakukan posting jurnal operasional.
• Membuat laporan keuangan.
• Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
• Membuat sales order, surat jalan, invoice, dan faktur pajak.
• Merekap piutang, pajak masuk dan keluar.
• Membuat laporan rekap omzet per bulan.
• Merekap absensi, menghitung payroll dan bpjs.
• Paham akan Dokumen Legal dan Perijinan (OSS)
• Paham terkait Pemasukan Dokumen Tender (EPROC)

Syarat dan Kualifikasi:

• Pendidikan minimal Diploma Accounting.
• Diutamakan Berpengalaman Accounting dan Finance di perusahaan konstruksi/sejenisnya
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Accounting dan Admin.
• Menguasai Microsoft Office secara mendalam.
• Menguasai Zahir Accounting.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.

Deskripsi Pekerjaan:

• Mempresentasikan produk kepada calon klien
• Mencapai target penjualan.
• Membuat rencana meeting dengan customer.
• Membuat quotation.
• Bersedia travel ke luar Jakarta. 

 Syarat dan Kualifikasi:

• Pendidikan minimal Diploma.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang Konstruksi (penjualan bahan bangunan konstruksi) dan terbiasa dengan target penjualan.
• Terbiasa Menggunakan MS. Office (Word, Excel, Power Point)
• Memiliki database/Relasi Konsultan, Arsitek, Maincon dan Safety Officer.
• Memiliki pengetahuan di bidang Fall Arrest System, Security Fence, Hostile Vehicle Mitigation (HVM), Sandwich Panel.
• Mampu mengaplikasikan platform BCI yang sudah kami sediakan.
• Proaktif mencari sales dan bertanggungjawab.
• Memiliki Keterampilan Komunikasi / presentasi yang sangat baik dan kemampuan untuk membangun sebuah relasi.

 Benefit

• Gaji Pokok
• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan
• Reimburs Transportasi

• Establish and maintain relationship with contractors, general contractors, builders, architects, and engineers.
• Negotiate on pricing, delivery and payment terms with customer
• Planning, tracking and follow up of sales inquiries, orders, customers forecasting and planning of each customer.
• Ensure timely payment of customers for deliveries and also follow up customer back order within the system
• Handling customer complaints, feedback in timely and disciplined manner
• Achieve targeted sales value

Memastikan tercapainya target melalui penjualan kendaraan Toyota sesuai prosedur, yang didukung oleh pelayanan sesuai standar perusahaan serta kelengkapan dokumen kendaraan

Kualifikasi :

1. Usia maksimal 30 Tahun
2. Pendidikan minimal S1 Logistik
3. Mempunyai pengalaman minimal 2 tahun sebagai Staff Admin Gudang 
4. Menguasai Ms. Office
5. Terbiasa dengan Sistem Odoo (lebih diutamakan)

Tasks & responsibilities

1. Pengelolaan Data Stock antara lain memasukkan data barang masuk dan keluar ke dalam sistem inventaris gudang.
2. Pembuatan surat jalan semua barang yang keluar dari warehouse
3. Membuat laporan stock opname secara berkala
4. Pengelolaan Arsip dan Administrasi antara lain memastikan semua dokumen administrasi gudang terkelola dengan baik.
5. Pengelolaan Sistem Administrasi Gudang antara lain mengoperasikan software odoo atau sistem manajemen gudang khusus untuk pencatatan inventory.

Deskripsi Pekerjaan : 

• Mampu untuk analisa pasar serta implementasi metode pemasaran yang komprehensif
• Membangun dan mempertahankan relasi baik dengan pelanggan baru maupun lama
• Mampu bekerja sesuai target

Mendukung Kampanye Pemasaran:

• Membantu dalam
• Mengelola konten di media sosial, email marketing, dan situs web

Mengelola Data Pemasaran:

• Mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis data pemasaran (seperti data penjualan, kampanye, dan respon pelanggan).
• Anggota

Komunikasi dengan Pelanggan:

• Pria
• Meng

Administrasi Umum:

• Meng
• Membantu meng

Koordinasi dengan Tim Lain:

• Bek
• Anggota

Pengelolaan Iklan:

• Membantu mengelola iklan digital (Google Ads, Facebook Ads) dengan melakukan pengaturan dasar dan pelacakan hasil.

AYANA Hospitality is seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant Manager to join our dynamic team. In this role, you will work closely with the General Manager to oversee the daily operations of the hotel, ensuring that all departments are running smoothly and efficiently. You will play a critical role in enhancing guest satisfaction, implementing operational improvements, and managing staff performance. The ideal candidate should possess strong leadership abilities, excellent communication skills, and a proven background in hospitality management.

Responsibilities

• Assist the General Manager in overseeing hotel operations, including guest services, housekeeping, food and beverage, and maintenance
• Ensure high levels of guest satisfaction through engagement and support of all departments
• Monitor and evaluate staff performance, providing feedback and guidance to enhance productivity
• Develop and implement operational policies and procedures to improve efficiency
• Assist in budget preparation and financial planning, ensuring cost control measures are in place
• Conduct regular inspections of the hotel to ensure adherence to quality standards
• Handle guest inquiries, concerns, and complaints in a professional manner
• Support the General Manager in strategic planning and decision-making processes

• Minimum of 5 years of experience in hotel management or a similar role within the hospitality industry
• Strong leadership and management skills, with a proven ability to motivate and guide teams
• Excellent communication and interpersonal skills
• Proficient in hotel management software and Microsoft Office Suite
• Ability to work in a fast-paced environment and manage multiple tasks simultaneously
• Fluent in English; proficiency in additional languages is a plus
• Bachelor’s degree in Hospitality Management or a related field is preferred
• Strong problem-solving skills and a customer-focused mindset

• Positive Working
• Great Environment
• Supportive Team Work

1.   Filing atau Merekap Data 

2.   Menerima Telepon Masuk 

3.   Pembuatan Surat

4.   Membuat Agenda Penjadwalan

5.   Mempunyai Bidang Keahlian Lainnya 

6.   Front Office 

Mempersiapkan dan menyortir dokumen sebelum datanya dimasukkan ke dalam komputer.

Memasukkan data ke dalam database milik perusahaan.

Memeriksa dan memastikan keakuratan data yang sudah dimasukkan ke dalam database.

Menyelesaikan perbedaan informasi dan data yang tidak lengkap.

Membuat data cadangan yang menjadi bagian dari rencana kontingensi.

Menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang.

Menguji sistem database baru dan pembaruan dari perangkat lunak.

Mengelola dokumen dan catatan dengan baik.

Menyiapkan laporan yang relevan sesuai dengan kebutuhan.

Menerima dan memproses invoice untuk pembayaran dan memperbarui rincian invoice.

Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan saat memasukkan data menggunakan metode kontrol kualitas yang sesuai.

• Bachelor degree in any major.
• Minimum 1 years experiences as Key Account Executive preferably on FMCG industry.
• Excellent in negotiation skill and dealing.
• Good communication, interpersonal skill, analytical and self driven.
• Having knowledge in account management (related with trading term: trade promotion, store, activiation, and capability negotiation).
• Available to be placed in any area.

Mengelola dan memperbarui informasi produk

Menanggapi pertanyaan pelanggan

Memproses pesanan dan pengiriman

Mengatur promosi dan diskon

• Pendidikan minimal SMA
• Sehat Rohani dan Jasmani
• Beretika dan berakhlak baik
• Mudah beradaptasi, bekerjasama tim, berdaya juang, dan komunikatif.
• Memiliki kendaraan roda 2
• Freshgraduate dipersilahkan melamar
• Bersedia training centre.
• Bersedia mengikuti pelatihan terkait bidang Account executive

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. Pengelolaan Produk di Toko Online:

• Mengunggah dan memperbarui informasi produk seperti deskripsi, harga, stok, dan gambar di website atau marketplace.
• Memastikan deskripsi produk lengkap, menarik, dan akurat untuk memudahkan pelanggan dalam memahami produk yang ditawarkan.

1. Pemrosesan Pesanan:

• Menerima dan memproses pesanan yang masuk melalui website atau marketplace.
• Mengelola status pesanan mulai dari konfirmasi, pengemasan, hingga pengiriman.
• Berkoordinasi dengan tim logistik atau jasa kurir untuk memastikan pengiriman tepat waktu.

1. Pelayanan Pelanggan (Customer Service):

• Menjawab pertanyaan pelanggan mengenai produk, harga, ketersediaan stok, dan pengiriman melalui media sosial, email, atau chat.
• Menangani keluhan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan terkait pesanan atau produk.
• Menyediakan informasi mengenai kebijakan retur atau penukaran barang.

1. Pengelolaan Stok Barang:

• Memantau dan memperbarui stok produk secara berkala untuk memastikan ketersediaan barang di toko online.
• Berkoordinasi dengan tim gudang untuk melakukan pengecekan stok fisik secara berkala dan mencatat selisih jika ada.

1. Mengelola Media Sosial:

• Memposting konten produk, promo, atau informasi lainnya di media sosial (Instagram, Facebook, dll.).
• Membalas komentar atau pesan langsung dari calon pembeli di media sosial.
• Berkoordinasi dengan tim pemasaran untuk menjalankan kampanye iklan atau promosi di media sosial.

1. Manajemen Promosi dan Diskon:

• Membuat dan mengelola promosi, diskon, atau voucher yang tersedia di toko online.
• Mengikuti kampanye diskon marketplace (jika toko ada di platform seperti Shopee, Tokopedia, dll.).

1. Pengelolaan Pengembalian dan Penggantian Produk:

• Menangani proses retur atau penukaran barang dari pelanggan.
• Berkoordinasi dengan tim gudang atau pemasok untuk proses pengembalian barang yang cacat atau tidak sesuai.

1. Pelacakan dan Pelaporan Penjualan:

• Membuat laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan untuk manajemen.
• Melakukan analisis penjualan untuk mengetahui produk yang paling laris dan tren penjualan.

1. Koordinasi dengan Pihak Ketiga:

• Berkoordinasi dengan penyedia jasa pengiriman, pemasok produk, atau marketplace untuk keperluan operasional.
• Menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dengan pihak-pihak eksternal terkait toko online.

1. Menjaga Kepuasan Pelanggan:

• Mengelola ulasan dan rating dari pelanggan di platform marketplace atau media sosial.
• Memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman belanja yang baik dan memberikan tanggapan yang cepat dan profesional.

Deskripsi Pekerjaan:

• Memastikan seluruh Store yang menjadi tanggung jawabnya menjalankan Sistem yang ditetapkan dan menjalankan Peraturan Perusahaan.
• Memonitor data ketenagakerjaan di seluruh Store yang menjadi tanggung jawabnya
• Membuat Laporan Kehadiran Karyawan untuk seluruh Store yang menjadi tanggung jawabnya
• Memonitoring penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dan Sistem Manajemen Halal pada seluruh Store yang menjadi tanggung jawabnya
• Melakukan proses On Boarding dan Off Boaring bagi kru Store dibawah tanggung jawabnya
• Melakukan Proses Career Development terhadap Store Crew
• Mendata dan memeriksa asset perusahaan di masing-masing store
• Berkoordinasi dengan HRGA-SSHE Manager terkait dengan Ketenagakerjaan di masing-masing store.
• Menyampaikan Laporan Ketenagakerjaan secara periodik ke HRGA-SSHE Manager

Pengelolaan Produk:

• Memasukkan data produk ke dalam platform e-commerce (website atau marketplace).
• Mengedit deskripsi, harga, foto, dan kategori produk sesuai kebutuhan.
• Memastikan stok produk selalu terupdate.

Pemrosesan Pesanan:

• Menerima, memproses, dan memantau pesanan yang masuk dari pelanggan.
• Berkoordinasi dengan tim logistik untuk pengiriman produk tepat waktu.
• Mengelola retur atau pengembalian barang.

Pelayanan Pelanggan:

• Menangani pertanyaan dan keluhan dari pelanggan melalui berbagai saluran, seperti email, chat, dan telepon.
• Memberikan informasi produk dan penanganan masalah terkait pesanan atau pengiriman.

Manajemen Promo dan Diskon:

• Membuat dan mengelola kampanye promosi, diskon, atau voucher pada platform e-commerce.
• Memantau efektivitas kampanye dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Pengelolaan Data dan Laporan:

• Melakukan analisis data penjualan, stok, dan performa produk.
• Menyusun laporan penjualan dan aktivitas e-commerce lainnya secara berkala untuk manajemen.

Koordinasi dengan Tim Internal:

• Bekerja sama dengan tim pemasaran untuk menyelaraskan promosi online.
• Berkoordinasi dengan tim gudang untuk memastikan ketersediaan barang.

Penyelesaian Masalah Teknis:

• Mengatasi masalah teknis yang mungkin muncul pada platform e-commerce, seperti error pada pembayaran atau penginputan produk.

Pengelolaan Marketplace (jika beroperasi di beberapa platform):

• Mengatur akun marketplace (seperti Tokopedia, Shopee, Lazada) dan memastikan performa toko tetap optimal.
• Memastikan feedback positif dari pelanggan melalui layanan yang cepat dan akurat.

1. Mencetak invoice pesanan pelanggan
2. Menyiapkan pesanan sesuai invoice
3. Mengirimkan pesanan ke pihak ekspedisi
4. Memasukan update mengenai pesanan (Nomor resi dan proses pesanan)
5. Mencatat nomor resi di buku catatan
6. Mengemas pesanan (Bila diperlukan)

Deskripsi

1. Mengelola dan memperbarui informasi produk

2. Menanggapi pertanyaan pelanggan

3. Memproses pesanan dan pengiriman

4. Mengatur promosi dan diskon

1. Mampu menyusun dan mengatur data
2. Pandai mengaplikasikan Ms.Office ,Ms.Excel ,Ms.Word dsb,
3. Pandai memperbaharui basis data produk
4. Mampu mengumpulkan data-data informasi dari berbagai sumber
5. Mampu bekerja dibawah team